Datenschutzerklärung

Anruf-KI ist ein Service von Saass Media e. K. (nachfolgend "wir", "uns" oder "unser" genannt). Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und informieren Sie nachfolgend über die Art, den Umfang und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch dieser Website und Nutzung unserer Leistungen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Saass Media e. K.

Inhaber: Manfred Kuhn

Leopoldstr. 2–8

32051 Herford

Deutschland

E-Mail: [email protected]

Web: https://anruf-ki.com

Sofern in dieser Datenschutzerklärung von „wir“ oder „uns“ die Rede ist, ist hiermit jeweils Saass Media e. K. als Verantwortlicher gemeint.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies – soweit möglich – stets auf freiwilliger Basis. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Website https://anruf-ki.com sowie für die damit im Zusammenhang stehenden Online-Angebote, Formulare und Kommunikationskanäle.

3. Kategorien personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

- Bestands- und Stammdaten (z. B. Name, Firma, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse),

- Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. gebuchte Leistungen, Zahlungsinformationen, Rechnungsdaten),

- Kommunikationsdaten (z. B. Inhalte von Kontaktanfragen, Supportanfragen, Terminabsprachen),

- Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Klickpfade, Verweildauer, verwendetes Endgerät, Browsertyp, Betriebssystem),

- Meta- und Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Request-Header).

Wir verarbeiten diese Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

- Bereitstellung der Website und ihrer Funktionen,

- Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit (potenziellen) Kunden,

- Vorbereitung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie Erfüllung vertraglicher Pflichten,

- Betrieb unserer KI-basierten Voice- und Automatisierungslösungen (Anruf-KI) für unsere Kunden,

- Analyse und Optimierung unseres Online-Angebots sowie Marketing und Reichweitenmessung,

- Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme (z. B. Missbrauchs- und Betrugserkennung),

- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Zweck erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen),

- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. für Newsletter, Statistik- oder Marketing-Cookies),

- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. an der sicheren, wirtschaftlichen und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Website und Leistungen),

- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen).

Soweit wir Sie um eine Einwilligung bitten, ist diese freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Hosting, Serverstandorte und EU-First-Architektur

Unsere Website sowie die zugrunde liegenden Backend-Systeme werden auf Servern von spezialisierten Hosting-Anbietern betrieben. Dabei verfolgen wir einen sogenannten „EU-First“-Ansatz:

- Zentrale Kunden-, Lead- und Kommunikationsdaten werden vorrangig auf Servern innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in Rechenzentren in Deutschland, gespeichert und verarbeitet.

- Für den Betrieb unserer Automatisierungs-Workflows (z. B. n8n), Dashboards und Backend-Logik nutzen wir eigene Instanzen auf europäischen Servern (z. B. VPS-Infrastruktur eines EU-Anbieters wie Hostinger/EU-Region).

- Externe Dienste aus Drittländern (insbesondere USA) werden nur eingesetzt, wenn dies technisch oder funktional erforderlich ist (z. B. Marketing-Automatisierung, Webanalyse, Kommunikationsdienste) und stets auf Basis geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO.

Im Rahmen des Hostings werden Bestands-, Kontakt-, Inhalts-, Vertrags-, Nutzungs-, Meta- und Kommunikationsdaten von Besuchern, Interessenten und Kunden verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einem sicheren und effizienten Betrieb dieser Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO).

6. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Wir setzen für bestimmte Verarbeitungen externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) und weitere Dritte ein, z. B. in den Bereichen Hosting, E-Mail-Versand, Telefonie, Marketing-Automatisierung, Webanalyse und Support.Mit allen Auftragsverarbeitern wurde ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Datenverarbeitung streng an unsere Weisungen bindet und ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellt.

Zu den wichtigsten Kategorien von Dienstleistern gehören:

- Hosting- und Infrastruktur-Anbieter (z. B. für Server, Datenbanken, Content Delivery Networks),

- Kommunikationsdienstleister (z. B. Telefonie- und Voice-Anbieter zur Bereitstellung von KI-gestützten Anrufdiensten),

- Marketing- und CRM-Plattformen (z. B. GoHighLevel zur Lead- und Kampagnenverwaltung),

- Analyse- und Tracking-Dienste (z. B. Google Analytics),

- Anbieter sozialer Netzwerke und Werbeplattformen (z. B. Meta/Facebook).

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, Sie eingewilligt haben oder wir hierzu verpflichtet sind.

7. Übermittlung von Daten in Drittländer

Eine Verarbeitung oder Weitergabe von Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, wenn

- dies zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),

- Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),

- eine rechtliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder

- dies auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen.

Soweit Dienste mit Sitz in den USA zum Einsatz kommen (z. B. Google, Meta/Facebook, GoHighLevel), erfolgt die Übermittlung personenbezogener Daten grundsätzlich auf Basis

- eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist) und/oder

- der von der EU-Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (SCC) einschließlich eines Transfer Impact Assessment (TIA) und ggf. ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Datenminimierung).

Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus und achten auf ein möglichst datensparsames Setup (z. B. Übermittlung nur der für den Dienst unbedingt erforderlichen Daten, Pseudonymisierung, IP-Anonymisierung).

8. Art und Weise der Datenerfassung auf dieser Website

8.1 Direkte Datenerhebung

Wir erfassen personenbezogene Daten, die Sie uns aktiv mitteilen, z. B. wenn Sie:

- Kontaktformulare ausfüllen,

- einen Termin anfragen oder buchen,

- einen Newsletter abonnieren,

- mit uns per E-Mail, Telefon oder über soziale Medien kommunizieren.

Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

8.2 Automatische Datenerhebung beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch Ihren Browser automatisch Informationen an unseren Server übermittelt und temporär in Logfiles gespeichert. Dazu gehören insbesondere:

- IP-Adresse des anfragenden Geräts,

- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

- aufgerufene Seite/Datei und übertragene Datenmenge,

- Meldung über erfolgreichen Abruf,

- verwendeter Browsertyp und -version, Betriebssystem,

- Referrer-URL (zuvor besuchte Seite).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu administrativen Zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung dieser Log-Daten mit anderen Datenquellen zur Profilbildung findet nicht statt.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten nach den folgenden Kriterien:

- Wegfall des Verarbeitungszwecks (z. B. Abschluss der Anfrage, Beendigung des Vertragsverhältnisses),

- Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung nach HGB und AO),

- Widerruf einer Einwilligung, sofern keine andere Rechtsgrundlage eingreift,

- erfolgreicher Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Werden Daten nicht gelöscht, weil sie für andere, gesetzlich zulässige Zwecke benötigt werden, wird deren Verarbeitung eingeschränkt und die Daten gesperrt.

10. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder über soziale Medien), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Vorbereitung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). In Einzelfällen kann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) einschlägig sein.

Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, informieren wir Sie regelmäßig über Angebote und Neuigkeiten zu unseren Leistungen.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie um Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, um zu verhindern, dass sich jemand mit fremden E-Mail-Adressen anmeldet.

Wir protokollieren die Newsletter-Anmeldung, die Bestätigung, den Zeitpunkt sowie die verwendete IP-Adresse, um den Anmeldevorgang entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 UWG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail.

Nach Abmeldung können wir Ihre E-Mail-Adresse für einen begrenzten Zeitraum in einer Sperrliste (Blacklist) speichern, um Ihre zuvor erteilte Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine vorzeitige Löschung ist auf Wunsch möglich.

12. Hosting und E-Mail-Versand

Wir nutzen Hosting-Dienstleister, um unsere Online-Angebote bereitzustellen und E-Mails zu versenden. Dazu gehören Infrastruktur-, Plattform-, Speicher-, Datenbank- und Sicherheitsleistungen sowie Wartungsdienste. Im Rahmen dieser Leistungen können Bestands-, Kontakt-, Inhalts-, Vertrags-, Nutzungs-, Meta- und Kommunikationsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einem sicheren und effizienten Betrieb der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

13. Webanalyse und Tracking (z. B. Google Tag Manager, Google Analytics)

13.1 Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager ein, um Website-Tags (z. B. für Analyse- und Marketingdienste) zentral zu verwalten. Der Tag Manager selbst erstellt keine Nutzerprofile und speichert keine personenbezogenen Daten. Er sorgt lediglich für das Auslösen anderer Tags, die ihrerseits Daten erfassen können. Weitere Informationen finden Sie in den Nutzungsrichtlinien von Google.

13.2 Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC bzw. Google Ireland Limited, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und zu verbessern. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir verwenden Google Analytics mit aktivierter IP-Anonymisierung, sodass Ihre IP-Adresse vor der Übermittlung innerhalb der EU/EWR gekürzt wird. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Eine Zusammenführung der IP-Adresse mit anderen Daten von Google findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (über das Cookie-/Consent-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen anpassen oder das Opt-Out-Plugin von Google nutzen.

Weitere Informationen zur Datennutzung durch Google sowie zu Einstellungs- und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google und in den Anzeigeneinstellungen.

14. Marketing-Tools (z. B. Facebook Pixel, Social Plugins, soziale Medien)

Wir nutzen ggf. Marketing- und Remarketing-Funktionen von Meta/Facebook und anderen Plattformen, um unsere Angebote zielgerichtet zu bewerben und den Erfolg von Werbemaßnahmen auszuwerten (Conversion-Messung). Hierzu können z. B. das Facebook-Pixel oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden. Diese ermöglichen es, Besucher unserer Website bestimmten Zielgruppen („Custom Audiences“) zuzuordnen und nach einem Klick auf eine Anzeige Conversions (z. B. Formularabschlüsse) zu messen. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Ihre Einwilligung über das Cookie-/Consent-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Datenverarbeitung erfolgt nach den jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattformbetreiber. Sie können der Nutzung solcher Technologien u. a. über die Einstellungsoptionen innerhalb der Plattformen sowie über branchenweite Opt-Out-Seiten (z. B. youronlinechoices.com, aboutads.info) widersprechen.

15. Cookies und Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Local Storage), um die Nutzung zu ermöglichen, zu verbessern und statistisch sowie zu Marketingzwecken auszuwerten.

Wir unterscheiden in der Regel:

- technisch notwendige Cookies (z. B. zur Bereitstellung von Login-Funktionen, Sicherheitsfunktionen),

- funktionale Cookies (z. B. zur Speicherung von Einstellungen),

- Statistik-/Analyse-Cookies (z. B. Google Analytics),

- Marketing- und Tracking-Cookies (z. B. Facebook Pixel).

Soweit Cookies nicht unbedingt erforderlich sind, setzen wir diese nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) über ein Consent-Management-Tool (Cookie-Banner) ein. Dort können Sie Ihre Auswahl jederzeit anpassen und nicht erforderliche Cookies deaktivieren.

Sie können Cookies zudem über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Bitte beachten Sie, dass dann ggf. nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden können.

16. Datenschutz in Bezug auf Kinder

Unsere Angebote richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren nicht wissentlich. Sofern wir Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten von Kindern ohne entsprechende Zustimmung der Erziehungsberechtigten erhoben wurden, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),

- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),

- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),

- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO),

- Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten erreichen.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen (z. B. bei Einführung neuer Services oder Tools).

Stand: 26/02/2026